Comunicados de prensa

Cosas a considerar al inicio de un proyecto que implica comunicación externa.

Resumen - Plan de Producción y lista de verificación

1. Importante: pase los materiales con suficiente anticipación a los equipos / personas que participan en la producción de contenidos, edición y corrección de pruebas en su organización y pase por la lista de control de producción.

2. Determine la fecha límite para la finalización. Tenga en cuenta el tiempo necesario para:

Escribir el texto
Revisión y edición
Trabajo de diseño
Distribuir el comunicado de prensa
Actualización del sitio web y otras herramientas de comunicación

3. Proceso: Mantenga a todos al día e involucrados en todo el proceso

Lista detallada

1. Redacción: confirmar quien se encarga de redactar el texto y dar el visto bueno.

Encargar el texto:

Dentro de la organización
Fuera de la organización
Calendario de realización:

Elaborar programa de producción: que haya tiempo suficiente para las modificaciones antes del cierre.

2. Corrección de pruebas

Todos los textos necesitan pasar por un proceso de corrección gramatical, ortográfico y de coherencia. Esto incluye los textos siguientes:

Correos electrónicos a miembros / suscriptores, prensa y general
Cartas formales a partes externas como ministerios, organismos, empresas
Documentos informativos dirigidos a contactos, asociados / abonados
Boletines de noticias
Textos para la web (página web, redes sociales)
Publicaciones impresas (informes y folletos)
Especificar los plazos para la corrección: por ejemplo: cuatro páginas y menos, dos días; más de cuatro páginas, una semana.

3. Diseño: confirmar costo, formato y calendario, así como el equipo / persona que gestionará el proceso.

Decidir si se hará interna o externamente:

Elaborar el diseño y el calendario de producción
Cotizar
Deje por lo menos dos semanas, 10 días hábiles, para el trabajo de diseño (cuanto más tiempo mejor). Esto depende del tipo de diseño necesario, es decir, el largo del documento o si se trata de una publicación sólo para el sitio web, etc

Difusión

Decidir sobre:

¿Quién recibe el comunicado de prensa: miembros / suscriptores, periodistas, otras organizaciones no gubernamentales?
¿Cómo desea difundir el comunicado de prensa para el máximo impacto: a través de una conferencia de prensa, una actualización de su sitio web?
Calendario: otorgue un plazo con suficiente antelación a los equipos / personas responsables de la difusión
Antes de la prueba de difusión masiva muestre el comunicado de prensa a sus colegas.

5. Actualización del sitio web y otras herramientas de comunicación.

Decidir sobre:

¿Quién será el responsable de actualizar la página web?
Calendario: otorgue un plazo con suficiente antelación a los equipos / personas responsables de las actualizaciones en la web.
Considere actualizaciones en otras herramientas de comunicación tales como Facebook, Twitter, etc.

Ejemplo de hoja de producción:

Comunicado de Prensa - Fecha de publicación 19/05/10

Fecha	Actividad	Persona(s) responsable	Comentarios Adicionales
1. Miércoles, 28/04	Entregar Calendario Producción Avisar a involucrados sobre el Com. de Prensa en preparación	Enc.Comunicaciones
2. Miércoles, 05/05	Escribir el texto	Enc. Política
3. Lunes, 17/05	Recibido el texto del Enc. de Política - edición y corrección de pruebas	Enc. Comunicaciones
4. Martes, 18/05	Formateo del Com. Prensa y prueba	Enc. Comunicaciones	Espera por comentarios colegas
5. Miércoles, 19/05	Envío del Com. Prensa y subirlo al sitio web	Enc. Comunicaciones